転職活動中には、「他の企業から内定をもらった」「思っていた業務内容ではなかった」など、さまざまな理由で選考を辞退するケースが考えられます。
辞退の連絡をするときは、「相手に失礼だと思われたらどうしよう」と不安になるかもしれませんが、選考辞退は珍しいことではないので、過度に心配する必要はありません。マナーを守ったうえで伝えれば大丈夫なので、安心してください。
この記事では、転職活動中に選考を辞退するケースに備え、連絡方法と注意点について解説しています。メールと電話の例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
転職の選考辞退はメール連絡でOK？
選考辞退の連絡をメールでするのは失礼と思う人もいるでしょうが、状況によっては問題ありません。ただし、タイミング次第で電話の方がよいケースもあるため、連絡のシチュエーションをいくつか確認しておきましょう。
面接の1週間以上前ならメールでOK
面接予定日の1週間以上前であれば、メール連絡で問題ありません。ただし、企業から連絡方法について指定されている場合はそちらに従ってください。辞退のメールを作成するときは内容を簡潔にまとめ、ダラダラと長くならないように注意しましょう。
相手に要点が伝わらないと速やかに話が進まないので、送る前に「読みやすい文章になっているか」「誤解を与えないか」などを確認しておく必要があります。
直前の選考辞退は電話で
面接の数日前のように、直前のタイミングでの選考辞退は、メールではなく電話で連絡しましょう。電話をかける際は、言いたいことが簡潔に伝えられるよう、事前にメモなどを用意しておくのがおすすめです。
伝達ミスが起きる可能性があるため、伝言を頼むのではなく、必ず担当者につないでもらってください。採用担当者が不在の場合は、一度メールを送ったうえで、再度電話連絡するとよいでしょう。
電話とメールの両方でもよい
電話連絡の場合、言った言わないのようなトラブルに発展する可能性があるため、メールでも連絡しておくと安心です。メールを送ったのに担当者から返信がない場合にも、電話をしておくとすれ違いが起こりにくくなります。
先方から連絡方法を指定されていない場合は、辞退のタイミングに関わらず両方の手段で連絡できるよう準備をしておきましょう。
選考を辞退するときの注意点
選考を辞退する場合は、相手にネガティブな印象を与えるのは望ましくないため、以下の点に注意してトラブルが起こらないように注意する必要があります。
- 無断で辞退しない
- 辞退を決めたら速やかに連絡する
- 丁寧に意思を伝える
- 嘘をつかない
無断で辞退しない
辞退の電話やメールは気分が重くなりがちですが、連絡をするのが嫌だからといって無断で選考を辞退するのはマナー違反です。企業は採用選考に費用と時間をかけているため、少なからず迷惑をかけることを考慮し、必ず連絡を入れましょう。
また、今後どこかに就職した場合に、辞退した会社と関わることになるかもしれないので、丁寧に対応しておいて損はありません。
辞退を決めたら速やかに連絡する
辞退することを決めたら、できるだけ速やかに先方へ連絡することが大切です。辞退者が出た場合は選考のスケジュールが変わるため、なるべく早く連絡し、必要以上に負担を与えないようにしましょう。
内定後の辞退は、企業がスケジュール調整に大きな労力を割かなければならないため、配慮が必要です。
丁寧に意思を伝える
前述のとおり、選考の辞退は企業に迷惑をかけることがあるので、丁寧に辞退の意思を伝えることが大切になります。連絡方法に関わらず、しっかりとビジネスマナーに沿って伝えましょう。相手に配慮し、お互いに嫌な気分にならないよう、慎重に言葉を選ぶ必要があります。
選考辞退に関する内容はシンプルにまとめつつも、必ず謝罪やお礼の言葉を添えることを忘れてはいけません。
嘘をつかない
辞退する理由を必要以上に詳細に説明する必要はありませんが、嘘をついたり誤魔化したりするのはNGです。同業種や関連企業などに転職する場合は、自分の知らないところで社員同士が知り合いということが少なくないため、思わぬところから嘘がバレる可能性があります。
嘘がバレてしまうと、信用できない人だと思われかねないので、辞退の理由は事実を述べてください。ただし、転職先企業の条件や環境などに不満があった場合は、先方への批判にならないよう「自分の能力では貢献できないと感じた」のように、やんわり説明するのがおすすめです。
転職活動で使える選考辞退の例文とポイント
選考辞退の連絡では、どのような文章にすれば失礼にあたらないのか、と不安を感じている人もいることでしょう。
以下、転職活動中の選考辞退で使える例文と気を付けたいポイントを、電話とメールに分けて紹介します。
メール
選考辞退のメールを送る際は、必ずビジネスメールのマナーに沿い、以下の点に注意して作成しましょう。
- 件名でメールの内容がわかる
- 本文は簡潔にまとめる
- お詫びの言葉を入れる
- 必ず名前を記載する
メールが埋もれてしまわないように、必ず一目で内容がわかる件名にすることが大切です。相手に手間を取らせないよう、本文だけでなく件名にも名前を記載し、電話番号やメールアドレスも併せて記載しておくとよいでしょう。
【件名】選考辞退のご連絡 （氏名）
【本文】
株式会社〇〇
人事部 ◆◆様
お世話になっております。
△月△日△時より、一次面接のお約束をしております〇〇〇〇（フルネーム）と申します。
大変恐縮ですが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
本来なら直接伺ってお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇〇〇（フルネーム）
080-XXXX-XXXX
XXXXXX@XXXX.com
電話連絡
電話連絡の場合は必ず採用担当者につないでもらいますが、不在の場合は一度メールを送ってから、再度電話をかけましょう。
電話では、曖昧な受け答えをすると辞退する意思が伝わらない可能性があるので、以下の例文のように、ハッキリと伝えることが大切です。
A「お世話になっております。
△月△日に面接のお約束をしているA（フルネーム）と申します。
採用担当の◆◆様はご在席でしょうか？」
A「お世話になっております。
△月△日に面接のお約束をしている、A（フルネーム）と申します。
恐れ入りますが、一身上の都合により選考を辞退したく、お電話いたしました。」
B「差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせください」
A「他社から内定をいただき、検討した結果、そちらの方が自分の経験を活かせると感じました。お忙しい中、お時間を割いていただいたのに、誠に申し訳ございません。」
B「承知いたしました。ご連絡ありがとうございます。」
A「丁寧にご対応いただき、ありがとうございます。それでは失礼いたします。」
企業に電話をかけるときは、必ず就業時間内に連絡する必要がありますが、出社直後や退勤間際は忙しい可能性があるので、相手の状況を考えてタイミングを見計らいましょう。
転職活動中の選考辞退は誠意をもって対応しよう
転職活動では、複数の会社を候補にするケースが多いため、辞退しなくてはならないシチュエーションになることも考えられます。選考を辞退する際は、電話やメールなどで連絡する必要がありますが、面接まで1週間を切っているような場合には必ず電話で連絡しましょう。
いずれの連絡手段でも、辞退することへのお詫びと時間を割いてもらったことへの感謝を伝えるとともに、誠意をもって対応することが大切です。
