OA事務をはじめ、事務職にはさまざまな種類があるため、どれを選べばよいかわからない方もいるのではないでしょうか。事務職の求人は沢山あっても、それぞれの仕事内容がわからなければ、応募先を決められません。
そこで今回のコラムでは、OA事務について詳しく解説していきます。ほかの事務職との違いや、必要なスキル、向いている人の特定などもまとめているので、ぜひ最後までチェックしてください。
OA事務とは？
OA（Office Automation）事務とは、パソコンや専用ソフトを活用して事務作業を行う業務を指します。一般事務と同じく書類作成やデータ入力を担当しますが、ExcelやWord、PowerPointなどのOffice系ソフトを使った業務が多いのが特徴です。
企業によっては社内システムや会計ソフト、データベース管理ツールを活用するケースもあります。単なるデータ入力だけではなく、業務の効率化を支援するような役割になることも珍しくありません。
OA事務とほかの事務職種との違い
OA事務は一般的なパソコンを用いた業務や、専用のソフトウェアを活用する業務に特化しています。業務内容は企業によって異なりますが、以下のような事務職と分けて考えられていることも多いです。
- 営業事務：営業スタッフのサポート、見積書・請求書の作成、顧客対応、スケジュール管理などを行う
- 経理事務：仕訳・決算処理・給与計算などの会計業務が中心で、専用の会計ソフトを扱う
- 医療事務：病院やクリニックでの受付業務・診療報酬請求（レセプト業務）を行う
昨今はどの事務業務でもパソコンを使うのが一般的になっており、「OA事務」と明確に区別していないケースも珍しくありません。企業によっては、一般事務と同義で扱われる場合も多いです。
OA事務に必要なスキル
OA事務に従事するために特定の資格は必要ありません。ただし、PCスキルやコミュニケーション能力は必要です。以下、OA事務に必要なスキルを、詳しく見ていきましょう。
応用的なPCスキル
OA事務では基本的なPCスキルだけでなく、より高度なデータ処理や資料作成スキルが求められるケースがあります。とくに、Excelや会計ソフトを使用する際には、専門知識も必要です。
このほか、Wordでのフォーマット作成や、PowerPointでのプレゼン用スライドの作成を依頼されることも珍しくありません。最近はクラウドツールや独自の社内システムなどを使う企業も増えているため、さまざまなデジタルツールに対応できる柔軟性も重要です。
事務処理能力
OA事務の業務では、正確かつ迅速に処理していく能力が求められます。データ入力や資料作成、社内システムへの情報登録などでは、ミスなく作業しなければなりません。
データ管理業務では数字の入力ミスが業務全体に影響を及ぼすため、注意深く作業する力が求められます。ミスがあった場合には原因を特定して、同じミスを繰り返さない工夫も必要です。
コミュニケーション能力
OA事務はデスクワーク中心の仕事ですが、上司や他部署、取引先などとのやり取りが発生します。そのため、誰とでも円滑なコミュニケーションを図れる能力が必要です。
プレゼン資料を作成する場合は、相手の意図を理解し、情報を正しく整理するスキルが求められます。作業にあたっての不明点を放置せず、速やかに確認できれば、業務の遅れも防げるでしょう。コミュニケーションを取り周囲と協力しながら業務を進められると、OA事務としての評価が高くなります。
ビジネスマナー
前述の通り、OA事務は社内外の人と関わる機会が多いため、基本的なビジネスマナーが求められます。
電話応対やメール対応では、社内と外部とで適切な言葉や構成が変わるといったことを理解しておく必要があるでしょう。複数の業務を並行して行うことも多いので、相手に負担をかけないスケジュール管理や、締切を守るといったマナーも重要です。
OA事務に向いている人
ここでは、OA事務に向いている人の特徴を紹介していきます。
PCスキルを仕事に活かしたい
OA事務では、一般的に次のようなソフトを用いて業務を行います。
- Officeソフト
- メールソフト
- 会計ソフト
- チャットツール
- クラウドツール
これらを駆使した業務が得意であり、PCスキルを活かして働きたいという人に向いています。自社の独自ソフトなどを使うケースもあるため、新しいツールの操作を学ぶ意欲がある人も活躍しやすいでしょう。
イレギュラーに対応できる
OA事務はルーティン業務だけでなく、突発的な業務対応や急な依頼が発生することがあります。そのため、イレギュラーにも柔軟に対応できる人が向いています。
具体的には、業務の最中に上司から急ぎの資料作成を依頼される、新しいツールの導入に伴って業務フローが変わるなど、予定外の業務が発生しがちです。スケジュールを調整しながら、優先順位をつけて効率的に仕事を進める能力が求められます。
想定外の事態にも「どうすれば対応できるか」を考えながら、前向きに対応できる人が活躍しやすい職種です。
正確な作業ができる
OA事務では、データ入力や資料作成などに正確性が求められます。間違いがあると修正に時間を取られるため、きちんと確認してから完了させるといった細かさも必要です。
メールや書類の作成など、日々の業務でも「チェックを怠らない」「ダブルチェックを習慣にする」など、ミスを減らす意識を持てる人はOA事務に適しているといえます。
OA事務で役立つ資格
OA事務は、パソコンスキルを活かした業務内容になるので、IT関連やOfficeソフトの資格を持っていると有利です。また、データ管理や事務処理能力を証明できる資格を取得しておくことで業務の幅が広がり、昇給やキャリアアップのチャンスも増えます。
以下、OA事務に役立つ資格を紹介します。
- MOS（Microsoft Office Specialist）
- ITパスポート
- 日商PC検定
- 日商簿記
- 秘書検定 など
OA事務の業務は多岐にわたるため、これらの資格があると、大いに役立つでしょう。
OA事務の魅力と注意点
OA事務に興味がある人に向けて、その魅力と、実際に働くうえでの注意点をお伝えします。
魅力
OA事務は基本的なPCスキルさえあれば、未経験でも働きながらスキルを身につけていくことが可能です。日々の業務を通じて自然とPCスキルが向上するので、キャリアアップにつなげやすいのも魅力です。
外部とやり取りすることはありますが、作業自体は基本的には1人で行うため、黙々と働きたい人にも向いている職種といえます。OA事務のスキルは業界を問わず活かせるため、どの企業でも必要とされる汎用性の高さがあり、転職に有利です。
注意点
OA事務の仕事は長時間のデスクワークが中心になるので、体を動かすのが好きな人には向かない可能性があります。また、PC作業が多いため、目の疲れや肩こりなどの不調に悩まされることも珍しくありません。基本的に業務のほとんどが裏方やサポート業務になり、自分の成果が目立ちにくいといったデメリットもあります。
PCスキルが不足していると、仕事に慣れるまで苦労する可能性が高いです。未経験でOA事務を希望する場合は、最低限のスキルと知識を身につけておくとよいでしょう。
OA事務の求人を探してみよう
OA事務はパソコンや専門ソフトを使って事務作業を行う業務です。正確でスピーディーな作業や、外部とのコミュニケーション能力などが求められます。
従事するために特定の資格は不要ですが、IT関連の資格があると、活躍しやすいでしょう。PCの操作に抵抗がない、イレギュラーにも柔軟に対応できるという人はOA事務に向いている可能性が高いので、ぜひ求人案件を探してみましょう。
