一般事務といわれても、オフィスワークということ以外、ピンと来ない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、一般事務の業務内容について解説していきます。一日の流れや必要なスキル、向いている人の特徴をまとめているので、ぜひ最後までお読みいただき、お仕事探しの参考にしてください。
一般事務とは？仕事内容と一日の流れ
一般事務の仕事を理解するために、業務の内容と、一日の流れを確認しておきましょう。
仕事内容
一般事務は、企業や団体のオフィスで行われる事務作業全般を担当する仕事で、以下のような業務が含まれます。
- 書類作成
- データ入力
- 電話やメール対応
- ファイリング
- 来客対応 など
職場の規模や業務内容によって、見積・請求書の作成、発注、伝票整理など、メイン業務が異なる点も特徴です。また、オフィス内の備品管理や郵便物の仕分けといった庶務的な仕事も多く、社員が働きやすい環境を整える役割も担います。
基本的には、ルールや書式に従って作業を行うため、未経験でも始めることが可能です。
一日の流れ
一日の流れは企業や業界によって異なりますが、基本的な業務の流れは共通しています。以下、一日の流れの例を見ていきましょう。
9:00 出社・朝の業務開始
メールや社内連絡をチェックし、その日のスケジュールを確認。必要に応じて、上司やチームメンバーと業務の進捗を共有する。
10:00 書類作成・データ入力
依頼された資料の作成や、顧客情報・売上データの入力などを行う。営業部門と連携して、見積書や契約書を作成することもある。
12:00 昼休憩
13:00 午後の業務開始・電話対応
電話対応や来客の受付業務、各資料の作成などを行う。
15:00 庶務業務・社内サポート
郵便物の整理や備品管理、会議室の予約などの雑務をこなしたり、必要に応じて他部署のサポート業務をしたりする。
17:00 業務整理・退勤準備
一日の業務を整理し、翌日のタスクを確認する。上司へ報告を行い、問題がなければ退勤する。
ほかの事務職種との違い
事務職は、次のようにさまざまな種類があり、それぞれの職種ごとに担当する業務や求められるスキルが異なります。
- 人事事務：採用活動のサポート、社員の勤怠管理、社会保険の手続きなど、人事に関わる業務が中心
- 営業事務：見積や請求書の作成、顧客データの管理、営業担当者のスケジュール調整など営業活動に関わる業務が多い
- 医療事務：病院やクリニックでの受付対応、診療報酬請求（レセプト業務）を行う
- 経理・財務事務：会社の財務・会計業務を担当し、仕訳処理、伝票整理、給与計算、税務処理などの業務を行う
- OA事務：パソコンや専門のソフトウェアを用いて業務を行う
一般事務は、幅広い業務を担当する職種
ですが、専門性は比較的低めです。医療、経理、人事事務などは、ある分野に特化した業務を担当するので、専門知識が求められます。
一般事務に必要なスキル
一般事務に特定の資格は必要ありませんが、必要とされるスキルはあります。最低限のPCスキルや、コミュニケーションを身につけておきましょう
PCスキル
一般事務の仕事には、アナログな伝票整理などもありますが、基本的なPC操作は必須です。メールやOffice系ソフトを扱う機会が多いため、最低限の操作は身につけておきましょう。
たとえば、Wordでは社内文書や議事録の作成、Excelではデータ集計や表作成、関数を使ったデータ処理などを行います。また、社内外とのやり取りにはメールを使用するため、適切なビジネスメールの作成スキルも必要です。
最近では、Googleドキュメントやスプレッドシート、チャットツールを使う企業も増えているので、これらが使えると即戦力として活躍しやすくなります。
コミュニケーションスキル
一般事務は、社内のさまざまな部署と関わるため、円滑なコミュニケーションが求められます。また、上司や同僚からの指示を的確に理解し、スムーズに業務を進めなければなりません。
また、他部署との連携などで外部とのやり取りをサポートする場合には、的確で丁寧な対応を求められます。このほか、困ったときに周囲に質問したり、チームで協力しながら仕事を進めたりする姿勢も、円滑な職場環境を作るために欠かせません。
ビジネスマナー
一般事務では、基本的なビジネスマナーを身につけておきましょう。たとえば、電話応対や来客対応の際には、正しい敬語、丁寧な言葉遣い、失礼のない対応が求められます。
また、メール、社内文書を作成する際も、適切な敬語表現やマナーを守ることが必要です。このほか、会議の資料を事前に準備したり、締め切りをきちんと守ったりする姿勢などが評価につながります。
一般事務に役立つ資格
一般事務に必須の資格はありませんが、以下のような資格を持っていればスキルの証明になり、就職や転職の際に有利になります。
- 日商簿記
- MOS（Microsoft Office Specialist）
- ITパスポート
- 秘書検定
- TOEIC など
また、資格によって業務の幅が広がるので、キャリアアップやベースアップを目指す場合にも有効です。
一般事務の魅力
一般事務は、専門性がなくても始めやすく、経験は転職にも有利になります。また、残業が少ない職場が多いので、プライベートと両立しやすいのも魅力です。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
未経験でも始められる
一般事務は、特別な資格や専門的な知識がなくても始められるため、未経験でもチャレンジしやすい職種です。パソコンの基本操作やビジネスマナーがある程度身についていれば、経験を問わずに応募できる求人が多いのも魅力です。
未経験者向けの研修を用意している企業もあり、簡単なデータ入力や書類作成からスタートし、業務を通じてスキルを習得していけます。
プライベートと両立しやすい
基本的に残業が少ない職場が多く、定時で退勤しやすい職種なので、ワークライフバランスを重視したい人が理想的な働き方を叶えやすい仕事です。突然の残業や休日出勤のリスクが少ないため、仕事終わりの時間を自由に使いやすいのも魅力です。
時短勤務や週3〜4日勤務の求人も多いので、子育て中や副業を考えている人にも適しています。
経験を転職に活かせる
一般事務の経験は、さまざまな業界や職種への転職に活かせるのが特徴です。たとえば、基本的なデータ入力、資料作成、電話応対、ビジネスマナーなどは、どの職場でも役立つ汎用性の高いスキルです。専門資格の取得や、特定のソフトウェアが使えるようになると、キャリアアップすることも考えられます。
事務職は業界を問わず必要とされるため、経験を積めば転職の選択肢が広がり、安定したキャリアを築きやすいのが魅力です。
一般事務に向いている人の特徴
一般事務は、繰り返し行う作業が多く、サポート的な業務が中心になるため、几帳面でコツコツと作業を進められる人に向いています。データ入力や書類作成では正確さが求められるので、ミスが少なく丁寧に作業できる人が活躍しやすいです。
また、さまざまな部署と関わるため、スムーズに意思疎通が図れるコミュニケーション能力も重要です。自分から積極的に質問したり、業務の進捗を上司や同僚と共有したりできる人は、スムーズに仕事を進めやすいでしょう。
このほか、PC操作が苦にならない人や、スケジュール管理が得意な人にもおすすめです。とくに、優先順位をつけて効率よく作業できる人は、重宝されて職場での評価が上がりやすく、キャリアアップのチャンスも広がります。
一般事務に挑戦してみよう
一般事務の業務内容は、PCを使った資料作成やデータ入力、書類の整理など多岐にわたります。最低限のPCスキルやコミュニケーションスキルは必要ですが、特定の資格が求められることはないので、未経験者でも始めやすい仕事です。
正確でスピーディーに業務を進められる、円滑に社内外でのコミュニケーションをとれる人などは一般事務に向いているので、ぜひ挑戦してみましょう。
